¿Por qué es tan importante tener un sistema de información contable en tu empresa? Pues en este artículo vamos a hablar acerca de esto. Además, la cuál es la manera más fácil de controlar los números para hacer de tu empresa un éxito.

¿Qué es la contabilidad?

Vamos a empezar por entender qué es la contabilidad. A grandes rasgos, es una herramienta clave para conocer en qué situación y condiciones se encuentra una empresa.

Y, con esta documentación, poder establecer las estrategias necesarias con el objeto de mejorar su rendimiento económico.

Por ejemplo, si compramos madera para fabricar sillas tendremos que contabilizar esa compra para saber qué cantidad tenemos. Así mismo, saber cuánto nos ha costado, quién es el vendedor, en qué fecha la compramos, etc. De todo eso y más se encarga la contabilidad.

Sistema de Información Contable (SIC)

Estos sistemas no son más que documentos que nos permiten 3 aspectos fundamentales:

• Registrar
• Clasificar
• Resumir la información contable

Todo esto que se genera en el día a día de la empresa, procedente de hechos económicos (movimientos contables). Por ejemplo, la venta de productos o servicios, la compra de materia prima, la formalización de un préstamo, etc.

Si son estáticos, es decir obtenidos en un día determinado, son utilizados para valorar nuestra gestión hasta esa fecha. Si  son dinámicos, es decir, hemos realizados proyecciones financieras futuras de la información, nos sirven para tomar decisiones en nuestra gestión. Y también conocer con más o menos exactitud el impacto que éstas tendrán en nuestra empresa.

¿Cuáles son las características de un sistema contable?

Un sistema de información contable posee seis características principales. A continuación, te contamos cuáles son:

Practicidad

Una de las principales características de un sistema de información contable es su facilidad de uso. Gracias a ellos, se puede dejar de lado el lápiz y el papel y cargar todos los datos rápidamente. Además, esto permite que se generen menos errores ya que está todo más automatizado.

Flexibilidad

Los sistemas contables pueden adaptarse a la necesidad de cada organización para poder gestionar de manera más eficaz todas las operaciones y, de esta forma, tratar de utilizar la menor cantidad de recursos posibles.

Gestión de informes

Otra de las características de los programas de contabilidad es que genera informes de manera automática. En función de los datos y la información que hayamos incluido en él.

Además de dar informes de cuentas de pérdidas y ganancias, balances y poder hacer comparativas en tiempo real, así como entre diferentes períodos. Así, podrás realizar un control exhaustivo y detallado de todas las operaciones que realices.

Integración

Este tipo de sistema no solo permite integrar diferentes funciones, sino que también ofrece la posibilidad de integrar el sistema con otras plataformas. Por ejemplo, Mercado Libre o Mercado Pago, de esta forma, todas las acciones se pueden realizar y actualizar desde un solo lugar.

Portabilidad

La mayoría de los sistemas contables se encuentran en la nube por lo que para utilizarlos solo se necesita Internet. Esto sin dudas es una gran ventaja ya que vas a poder ingresar a ver el estado financiero de tu empresa cuando quieras, donde quieras y desde el dispositivo que te sea más cómodo.

Seguridad

Otra de las características que tiene un sistema de información contable es que es seguro. Esto se debe a que para ingresar se necesitan claves. Por lo que solo las personas que posean esas claves van a poder ingresar.

¿Cuáles son las funciones de este tipo de sistema?

Un sistemas contables posee varias funciones para potenciar una compañía. Entre ellas se encuentran:

Almacenamiento de datos

Una de las principales funciones de un sistema de información contable es almacenar datos para que puedas consultarlos en cualquier momento. Así como modificarlos o compartirlos con quien desees.

Salida de datos

Este tipo de sistemas permite que toda esa información almacenada a lo largo del tiempo pueda plasmarse en diferentes reportes que. Estos que incluyen informes de antigüedad de cuentas por cobrar basados en la información del cliente. También, calendarios de depreciación para activos fijos y saldos de prueba para informes financieros.

Relaciones con las áreas

Un sistema de información contable tiene la habilidad de integrar las diferentes áreas de una empresa. Por ejemplo, el departamento de ventas puede cargar un presupuesto que luego será revisado por el equipo de administración. Posteriormente, será enviado al área de cuentas por pagar.

Facturación

Muchos sistemas de información contable brindan la posibilidad de realizar facturas electrónicas. Por ejemplo, Xubio, una vez que cargas los datos, envía las facturas a la AFIP y luego las puedes enviar a tus clientes.

Contabilidad

Otros sistemas contables tienen todas las herramientas exclusivamente para que los contadores puedan realizar su trabajo con mayor rapidez y facilidad. También, hay algunos que ofrecen un espacio para que los que lo necesiten, puedan buscar un contador.

Presupuestos

La mayoría de estos sistemas permiten crear presupuestos para enviar a tus clientes. Así como también hay algunos que te dan la posibilidad de personalizarlos con tu logo.

Liquidación de sueldos

Con esta función, un sistema de información contable te permiten administrar de forma más automatizada todo lo referido a los sueldos de los empleados. Además, te dan la posibilidad de liquidar sueldos desde cualquier lugar ya que vas a trabajar en la nube y vas a tener toda la información en el mismo lugar.

Inventario de Mercancías

Los sistemas contables ofrecen la posibilidad de tener toda la información sobre tu stock en el mismo lugar. Es decir, que tienes la posibilidad de controlar la disponibilidad de los diferentes productos y su movimiento desde cualquier dispositivo.

¿Qué tipos de software contables existen?

Existen diversos tipos de sistemas contables. A continuación, te mencionamos algunos de ellos:

Para facturación: emite facturas, cheques y toda documentación de la actividad financiera para luego proceder a la validación y autorización.

Sistema para la gestión de nóminas: este tipo de software tiene por objetivo controlar y gestionar la nómina de una empresa.

De planificación recursos institucionales: se encarga de la compra de materiales, la elaboración de productos y gestiona y controla el stock y la distribución, además de realizar operaciones contables.

Sistema de gastos: este sistema fue diseñado para ayudar a agilizar los ciclos de facturación, así como para aprobar los gastos que realiza la empresa.

¿Te interesa un software que se adapte a tus necesidades? Nosotros podemos ayudarte. ¡Contáctanos!, estaremos para escucharte en lo que requieras y/o necesites.

Si te interesa saber más de temas como éste, software, marketing digital, en muchos temas más que te serán de mucha utilidad. Te invitamos a que visites nuestro blog personal.