La flexibilización de las restricciones de distanciamiento social plantea un nuevo reto a los empresarios y educadores que necesitan llevar sus actividades al siguiente nivel. Es decir, incorporar soluciones digitales a la mayoría de las reuniones en persona. Así es como la comunicación llega poco a poco al formato de salas híbridas, que es capaz de resolver los problemas actuales con eficacia.

¿Qué son las reuniones en salas híbridas? 

Las reuniones en salas híbridas son una forma innovadora de colaboración que incorpora elementos de las experiencias presenciales y virtuales en un evento conjunto. Y esta a su vez, sirve a todos los públicos de una manera fácil.

Este término implica cualquier tipo de conferencia, presentación, seminario o taller. En el que los asistentes pueden participar tanto virtual como físicamente.

Al ofrecer opciones de comunicación y entrega de contenidos actualizados, facilita la participación entre los invitados presenciales y en línea. Todos participando por igual en el debate y se mantienen centrados en el tema. Todo sucede en tiempo real, como si todos estuvieran sentados uno al lado del otro.

¿Cómo funcionan las reuniones en salas híbridas?

Para entender mejor cómo funciona esta modalidad de reuniones en salas híbridas, pondremos el siguiente ejemplo:

Hay 15 personas juntas reunidas en una sala pero 25 más van a reunirse vía remota mediante dispositivos con capacidad de vídeo. El orador presenta el contenido a la audiencia mixta, y el discurso audiovisual se transmite simultáneamente para los espectadores en línea.

Éstos pueden debatir la información mientras se presenta sin interrumpir al orador. Al que pueden dirigirse mediante un chat de texto o de video, o levantando la mano digitalmente.

Esta función interactiva permite que los invitados virtuales contribuyan al tema y reciban comentarios. Dichos comentarios serán notificados al administrador de la reunión que tienen una pregunta o un comentario.

Modos de conferencia

Es posible distinguir dos formatos principales de modos de conferencia adecuados para las reuniones híbridas

Simétrico

En éste tipo de salas híbridas, los equipos locales y remotos interactúan plenamente entre sí. Todos se escuchan y se ven, teniendo la posibilidad de comunicarse. Es ideal para equipos pequeños y mesas redondas.

Basado en roles

La audiencia virtual se divide en dos grupos:

• Los participantes que escuchan y ven a los presentadores
• Y los que, además, pueden ser oradores.

Estos son asignados por el administrador. Este formato es ideal para reuniones de personal.

En este contexto, las reuniones en salas híbridas ofrecen al facilitador una gran flexibilidad para mantener el evento en marcha. Aunque la mayoría de los participantes estén por todo el mundo, ante la incertidumbre actual, esta solución única parece un canal óptimo para la colaboración.

¿Es lo mismo una reunión en sala híbrida a una reunión virtual?

Es común que se crea que son iguales porque en ambos casos las personas acuden al uso de videoconferencias para llevar a cabo las reuniones. Sin embargo, no se consideran iguales por un detalle específico:

Las salas híbridos son reuniones de al menos un grupo de participantes de manera presencial que se conecta digitalmente. Y las otras personas están de manera presencial o en múltiples ubicaciones. Y en las videoconferencias todas son de manera virtual.

Ventajas de las salas híbridas 

Las reuniones en salas híbridas combinan las mejores características de las reuniones tradicionales y virtuales. Entre las características que más destacan están:

• Utilizados habitualmente para ampliar el alcance y potenciar el interés
• Garantiza una experiencia segura al reducir la presencia física. Pero permitiendo que la reunión se realice
• Es capaz de unificar múltiples eventos que ocurren simultáneamente en diferentes lugares.
• Permite a los asistentes remotos participar de forma individual o en grupo desde una ubicación cómoda.
• Ofrece la posibilidad de escoger a un público realmente amplio de invitados virtuales y presenciales.

En general, los participantes en salas híbridas no están limitados a una sola sala o lugar. Pueden unirse a las sesiones en línea desde su apartamento, oficina, el hotel o incluso mientras están acostados en la playa.

Así, este formato contribuye a reducir considerablemente los costos del evento. Por ejemplo, vuelos, alojamiento, comidas, etc.

Añadir elementos digitales a una reunión presencial abre nuevas oportunidades de participación que no son posibles en un evento estrictamente presencial.

Con la ayuda de sus dispositivos, los participantes virtuales pueden hablar entre sí, dar «me gusta» y compartir información. Al mismo tiempo, el orador puede organizar encuestas para los asistentes virtuales y presenciales.

Ocurre que durante un debate, algunas opiniones pueden quedar sin escuchar debido al dominio de alguien. Las reuniones en salas híbridas hacen que las audiencias virtuales y presenciales estén al mismo nivel.

Lo que permite a los participantes remotos desarrollar una opinión y contribuir a la discusión de forma natural y cómoda.

Además, ayuda a superar el miedo a hablar en público, haciendo que los invitados introvertidos se sientan más a gusto con sus aportes en el proceso de comunicación.

Ejemplos de modalidad híbrida

Por último, daremos tres ejemplos de cómo la modalidad híbrida también ha sido utilizado en eventos que resultaron exitosos 

Apple Special Events

Cuando pensamos en valores atípicos y pioneros, tendemos a pensar en Apple. Durante años ha sido posible transmitir en vivo los anuncios y las revelaciones de productos como el iPad y el iPhone. Dándonos la oportunidad de disfrutar de las mismas noticias que se entregan a los periodistas y a los VIPs. Esto en el lugar físico de celebración del evento.

HILTON ConnectiON

HILTON ConnectiON ha sido el primer evento híbrido de la cadena hotelera en España. Conectó  en directo con tres de sus hoteles baluarte:

• Hilton Madrid
• Hilton Diagonal Mar Barcelona
• Higuerón Hotel Málaga (Curio Collection by Hilton)

El evento reunió presencialmente a 70 y 30 agentes en Madrid y Málaga respectivamente. Junto a estos, más de 200 personas se conectaron en streaming.

UEG Week 

¿Crees que los eventos en salas híbridas son algo nuevo? Piénsalo de nuevo. En 2016, la Semana UEG, uno de los encuentros de gastroenterología más prestigiosos del mundo, fusionó lo digital con lo físico para ampliar su audiencia. 

Todas las sesiones fueron transmitidas en vivo desde el Centro Austria de Viena, incluyendo un procedimiento endoscópico. Pero algunos de los aspectos más innovadores vinieron con las características interactivas disponibles para los asistentes presenciales y online.

Estas incluían un acceso especial a la investigación independiente. Estaba presentada a través de un salón de carteles electrónicos en el lugar físico de la reunión y a través de la plataforma en línea.

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