¿Qué es un kick off?

Un kick off meeting o reunión de inicio del proyecto, es una oportunidad para reunirte con tu equipo de trabajo y los participantes antes de que comience el proyecto para que puedan alinearse en cuanto a los detalles clave y así conseguir la aceptación de los hitos críticos.

¿Cuál es el objetivo de un kick off meeting?

Estas reuniones de inicio tienen el objetivo de dar a conocer todos los detalles de un programa: objetivos, alcance, acciones a  ejecutar, organización, responsables, etc., así como para asegurar el compromiso.

Estas también son un gran espacio para discutir los requerimientos del proyecto con la presencia de todos los involucrados para asegurar la correcta planificación, organización, alineación y ejecución de las labores para que éste se lleve a cabo de la mejor manera.

¿Para qué sirven las reuniones de kick off?

Si tienes una buena planeación puedes ahorrar hasta 28 veces más plata que los negocios que no lo hacen.

Por eso es muy importante que todas las áreas de trabajo de tu negocio estén alineadas. Y eso es lo que se logra con una reunión de kick off. Porque pones a todos en la misma página, con los objetivos claros y un plan de acción para garantizar el éxito.

Como quien dice, es un momento para que escuches las necesidades de tu cliente y conozcas la opinión de tu equipo (viabilidad y plazos).

• Alinear a todo el equipo

Las reuniones kick off también son una oportunidad para que los miembros del equipo se conozcan y creen un sentido de comunidad. Esto es especialmente importante si el equipo es nuevo y no ha trabajado junto antes.

• Definir el alcance

El líder del proyecto puede discutir los objetivos y las metas del proyecto, así como cualquier desafío que puedan enfrentar. Si esto se hace desde el principio, el equipo puede estar mejor preparado para superar cualquier obstáculo.

• Presentar credenciales

Este tipo de reuniones es ideal para que se presente el background de cada profesional. Esto puede dar confianza a los altos directivos y también a los clientes o inversionistas.

• Integración de departamentos

El kick off de proyectos es la mejor alternativa para que todos los departamentos dentro de una empresa puedan interactuar y ver de qué manera pueden complementar sus funciones.

Una reunión de inicio de proyecto es una oportunidad para:

• Presentar los detalles clave del proyecto 
• Establecer objetivos, roles y expectativas 
• Alinear los esfuerzos hacia un objetivo común 
• Motivar e involucrar a los colaboradores 
• Fortalecer la relación entre los colaboradores 

Una kick off meeting exitosa establece el tono emocional, alinea la visión general y crea un sentido compartido de propiedad y responsabilidad.

Beneficios de una reunión de kick off

• Promueve la confianza mutua en las relaciones profesionales.
• Refuerza el liderazgo de los responsables del proyecto.
• Permite alinear la relación y las sinergias entre una organización y sus clientes.
• Motiva al equipo, porque sus miembros están involucrados directamente, y no se están limitando a «cumplir órdenes».
• En el caso de reuniones Kick Off para clientes, les permite conocer a los miembros del equipo que trabajarán en el proyecto, y la organización lo puede aprovechar como credenciales que garanticen un resultado satisfactorio. Así también se conocen los diferentes roles del equipo.
• Asegura un proyecto más controlado y con menor aparición de errores o situaciones imprevistas, debido a que se han delimitado claramente las tareas y las responsabilidades.

Tipos de kick off meetings 

• Encuentro interno

Esta reunión de inicio tiene lugar entre el promotor del plan y los miembros del equipo de trabajo que lo va a desarrollar. Su objetivo es brindarles una percepción completa de cómo se implementará (tareas, objetivos, desafíos, etc.).

• Reunión kick off con ejecutivos o inversores

Estas reuniones tienen por objetivo alinear al personal directivo o a los patrocinadores ejecutivos, por lo que se debe enfocar en aspectos como los objetivos, la rentabilidad y el valor añadido del Proyecto.

• Kick off meeting externa del proyecto o de cara al cliente

La kick off meeting externa o de cara al cliente es una reunión en la que se involucra al cliente o a las partes externas que recibirán los resultados del proyecto. Su objetivo es alinear las expectativas del cliente con lo que el equipo del proyecto puede entregar. 

También es una oportunidad para resolver dudas y establecer canales de comunicación claros con el cliente, lo que es esencial para garantizar una colaboración fluida y evitar malentendidos durante el proceso.

Conclusión

En conclusión es tener una fuente central de referencias y colaboración, cómo una herramienta de gestión del trabajo, cómo actualizaciones de estado y mensajes en un solo lugar, no solo puedes hacer que los miembros del equipo estén alineados, sino que permanecerán en sintonía a lo largo de todo el proyecto.

Te interesaria implementar un kick off para tu empresa? Contáctanos, estaremos para escucharte en lo que requieras y/o necesites.