¿Que es una Intranet?

Una intranet es una red privada diseñada exclusivamente para utilizarse dentro de una organización. Es decir que su objetivo principal es brindar una comunicación más rápida, el acceso a la información y la colaboración entre empleados. Estas redes son excelentes recursos para mejorar tanto la productividad como la eficiencia en una empresa. Tambien está diseñada para estar confinada de forma segura dentro de los límites de una organización. Y funciona como un ecosistema digital interno en el que los empleados pueden compartir, almacenar y gestionar información relevante para su trabajo sin exponerla al dominio público.

¿Para que sirve el Intranet?

Su principal función es asegurar que existe la transparenciadentro de la empresa. Es decir que a través de este canal la empresa tiene la oportunidad de compartir sus valores, su misión, su visión y sus objetivos con todas las personas que forman parte de la misma. Tambien sirve para centralizar toda la información de valor requerida por los trabajadores. De esta manera el tiempo dedicado a buscar información se reduce notablemente, mientras que la productividad aumenta.

Al mejorar la comunicación interna, se eliminan barreras y se fomenta la colaboración entre los diferentes departamentos y equipos de la empresa. En otras palabras esto incluye la capacidad de enviar mensajes instantáneos, compartir documentos e información. Hasta incluso participar en discusiones grupales y foros.

2. Centraliza la información y los recursos

Tener toda esta información centralizada reduce el tiempo que los empleados dedican a buscarla. Es decir centrarse en sus tareas principales. Gracias a esto, no tendrás problema en localizar de forma sencilla todo tipo de documentos, políticas, procedimientos, manuales de capacitación, información sobre proyectos, entre otros.

3. Aumenta la productividad

Tiene la ventaja de proporcionar a los empleados herramientas de colaboración. Es decir que da un acceso simplificado a la información. Lo que ayuda a aumentar su productividad. Además, al tener acceso a la información necesaria en cualquier momento. Tambien pueden tomar decisiones más informadas y rápidas.

4. Proporciona seguridad y privacidad

Se trata de una red cerrada y privada. Es decir que solo los empleados autorizados pueden acceder a ella. Esto permite a las empresas controlar el acceso a ciertos recursos y aplicaciones. Asi garantizando que solo los trabajadores que necesiten esa información puedan acceder a ella.

5. Facilita la gestión del conocimiento

Permite a las empresas crear y mantener una base de conocimientos actualizada. En donde los empleados pueden compartir sus experiencias, habilidades y todo tipo de aprendizaje. Esto ayuda a que sea mucho más sencillo identificar. Y asi hacer mejor uso de las skills disponibles de cada colaborador dentro de la empresa. Contribuyendo a la innovación y al aprendizaje continuo.

6. Personalización y adaptabilidad

Entre las características que puedes implementar están la interfaz de usuario. Por ejemplo el uso de aplicaciones y herramientas específicas y la creación de flujos de trabajo personalizados. Gracias a esto su orientación acorde a las necesidades de la empresa y sus trabajadores. La intranet puede evolucionar y crecer junto con la organización.

Tanto ventajas, tambien tiene desventajas y estas son las siguientes:

Desventajas de Intranet

1. Riesgos de seguridad de las intranets

Pueden estar sujetas a riesgos de seguridad si no se configuran y mantienen adecuadamente. Es decir que, los piratas informáticos pueden acceder sin autorización a datos o aplicaciones. Esto es debido a un sistema de seguridad débil o a la falta de protocolos de autenticación de usuarios.

2. Alto coste de implantación y mantenimiento

Pueden ser caros de implantar y mantener. Especialmente para las grandes organizaciones con necesidades complejas de infraestructura de red.

3. Dificultades de adopción por parte de los usuarios

Requieren que los usuarios adopten nuevas tecnologías para que el sistema funcione eficientemente. En otras palabras, lo que puede generar desafíos para que los empleados se sientan cómodos utilizando el sistema de manera efectiva.

4. Administración compleja del sistema

Requieren miembros del personal de TI dedicados. Es decir que deben gestionar la configuración del sistema, el mantenimiento, las actualizaciones y los procesos de solución de problemas de forma continua.

5. Falta de estandarización entre departamentos y organizaciones

Suelen adolecer de falta de estandarización entre departamentos y organizaciones. Lo que provoca incoherencias en las prácticas de gestión de contenidos, las normas de formato de los documentos, etc., y confunde a los usuarios.