La administración en una empresa o cualquier establecimiento siempre ha sido una labor indispensable. Esa labor de la gestión de proyectos se debe llevar a cabo con una buena planificación, desde lo más mínimo hasta lo más complejo.
La gestión de proyectos es tan importante, que no solo en el ámbito empresarial es indispensable, sino también en la vida diaria. Administrar tus tareas diarias para poder organizarte y calcular mejor tus tiempos, entre otras actividades más.
Pero adentrándonos más en el ámbito empresarial, la gestión de proyectos es de suma importancia ya que con esto tenemos una mejor perspectiva de todo lo que pasa internamente en una empresa.
¿Qué es una gestión de proyectos?
Este es un enfoque metódico y se orienta en la estimación, administración y cumplimiento de los objetivos específicos. Así mismo, estos deben ser medibles, alcanzables y realistas para la realización de tareas dentro de una organización.
Los objetivos principales de una gestión de proyectos son claro, los cuales son:
- Gestionar el arranque y evolución de los proyectos
- Administrar y resolver problemas que puedan suscitarse durante el proceso
- Facilitar las tareas de finalización y aprobación del proyecto.
Etapas de la gestión de proyectos
Factibilidad
Esta es la primera etapa que se lleva a cabo en la gestión de proyectos. Y tiene como objetivo principal determinar si la empresa obtendrá beneficios. Por ejemplo, económicos y/o estratégicos con la realización del mismo.
A través de un software de gestión de proyectos se crea un registro del mismo. Se realiza un análisis del alcance, metodologías y departamentos involucrados
Una vez hecho esto, se determinan los riesgos potenciales y se aplica el estudio de factibilidad sobre los tiempos deseados para conocer el coste total y la calidad.
Planificación de las labores a realizar
Si todo el proceso de la primera etapa sale de manera positiva, pasamos enseguida a esta siguiente etapa. En esta fase se detallan todas las tareas previstas y los recursos necesarios para la finalización del proyecto.
Cabe mencionar que si no se detalla con claridad esta etapa, se pueden producir resultados negativos para la organización.
Para evitar problemas, es necesario:
- Hacer un análisis del alcance del proyecto
- Realizar estimaciones de esfuerzo, costo y recursos
- Definir un plan de proyecto
- Redactar un documento sobre los términos del acuerdo.
Ejecución de las tareas
Ahora bien, lo que sigue es la etapa que, probablemente, estemos hablando de la más importante, y te diremos por qué. Ya que en ella se aterrizan y materializan todas las ideas, planeaciones y diseños. Utilizando las técnicas, recursos y procesos previstos anteriormente.
Y así mismo, se gestionan todos los entornos laborales, tareas, entrega de recursos y los cambios que puedan haber en el proceso.
Seguimiento
Esta etapa va de la mano con la ejecución de las tareas. Ya que en el proceso se debe hacer un seguimiento de que las tareas se estén llevando a cabo de manera correcta. Es decir:
- Las labores que se están realizando y las que están por realizar
- La planificación en general
- Ver el cumplimiento de objetivos a administrar y garantizar la calidad del proyecto.
Al verificar, se realizan seguimientos en las áreas involucradas con control de calidad y con registro de incidencias. Luego se generan informes con los indicadores predeterminados para ser mostrados a los superiores.
Cierre
Una vez realizado todo el proceso de la gestión de proyectos, viene la finalización del mismo. Y en esta etapa se debe evaluar y verificar que las expectativas hayan sido cumplidas. Así mismo, que todo esté como se establecieron los objetivos durante la planificación.
Sin embargo, es importante realizar un análisis de los errores que se obtuvieron del proyecto. Esto para documentar los inconvenientes y en futuros proyectos no volver a cometer los mismo errores y evitar o minimizar otros posibles errores
Es por ello que durante esta etapa se realiza un checklist y se ejecuta el cierre formal en todas las áreas. Se hace una copia de seguridad de los datos y se ejecuta un análisis de los resultados para contrastarlos con las estimaciones iniciales.
Software de gestión de proyectos
Ahora bien, ya conoces lo que es una gestión de proyectos, y como nos hemos dado cuenta, es una labor indispensable. Y no se puede llevar a cabo de manera perfecta, pero si algo muy cercano a la perfección.
Esto se puede lograr con un software que se adapte a la forma en cómo se lleva el control y administración de tu empresa.
Sin duda llevar una buena gestión de proyectos por sí sola, es decir, sin ayuda de la tecnología, es una labor ardua. Pero teniendo la ayuda de un software facilita las cosas y además, te ahorra mucho tiempo.
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
Es una herramienta para ayudarte a planificar, organizar y gestionar el trabajo de tu equipo, de principio a fin. Un buen software de gestión de proyectos también actúa como herramienta de colaboración. Es decir, puedes coordinar las tareas del equipo para que todos sepan quién hace qué.
Además de lo antes mencionado, también cabe mencionar que tiene como características compartir comentarios, archivos y actualizaciones de estado. Además, te permite obtener una vista completa del trabajo para que los equipos realicen las tareas correctas en el momento correcto.
¿Por qué es importante contar con éste software?
Como ya lo hemos mencionado, llevar a cabo una gestión de proyectos no es fácil. Y es más difícil todavía si no usas un software, o bien, tienes el trabajo distribuido entre varias herramientas.
Lo que sí es fácil perder de vista varios aspectos de tu empresa. Es normal que aunque uno trate de poner mayor atención en todo, algo siempre se pueda escapar. Y por consiguiente, todo se puede salir de control.
Ahora bien, usando un software para gestión de proyectos facilitar la comunicación y cumplir con las fechas de entrega, y demás tareas.
Beneficios de un software de gestión de proyectos
Seguimiento del progreso
Estar al pendiente de como va el progreso en las tareas es importante. Con un software como éste, puedes obtener actualizaciones en tiempo real del progreso, generar informes y mucho más.
De ésta manera podrás saber todo lo que está sucediendo, y en el momento en que haya un problema, podrás solucionar cuanto antes. Y así evitar complicaciones mayores que se hubieran tenido si no tuvieras un software de gestión de proyectos.
Aportación eficiente
Éste beneficio facilita la búsqueda de todo lo importante para tu empresa. Por ejemplo, los planteamientos y detalles de cada proyecto, así mismo como los archivos, comentarios, etc.
Cumplimiento en los tiempos
Realizar y culminar las tareas en tiempo y forma es indispensable en toda empresa, organización o establecimiento. Habla bien de tu empresa tanto internamente como externamente.
Para ello es importante establecer objetivos y prioridades a tus tareas. De esta forma, tus proyectos se inician más rápido y se cumplen en tiempo y forma, y así no dejar todo para último momento.
Optimización en la comunicación
La comunicación es importante en todo equipo de trabajo, y por consiguiente se logra una buena relación laboral. El contar con un software de gestión de proyectos, hace que tengas de manera eficiente conversaciones con tus compañeros de equipo.
Pero no solo se optimiza la comunicación de manera interna, sino también de manera externa. Es decir, con tus clientes y proveedores en un solo lugar, manteniendo a todos en la misma sintonía.
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