¿Qué es un diagrama de flujo?
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Se trata de representar los pasos que sigue un proceso desde que se inicia hasta que se termina y para ello se utiliza una serie de elementos visuales que te ayuden a dibujar cada paso que sigue un proceso.
Para qué sirve un diagrama de flujo
¿Alguna vez has contado todos los procesos que existen dentro de un proyecto? Muy seguramente existen procesos de funcionamientos, de tareas especiales, funcionalidades específicas, notificaciones, etc.
Cualquier proyecto, por pequeña que sea tendrás varios procesos. Un diagrama de flujo ayudará a visualizar y mejorar estos procesos y en definitiva a llevar un mejor manejo del proyecto a desarrollar.
Los desarrollos, entre más grandes, más complejos serán sus procesos y es aquí donde un diagrama de flujo representa una ayuda importantísima al reflejar visualmente y resumir una cantidad importante de pasos por las cuales se desarrolla cada uno de sus procesos.
Aparte de lo comentado, otros beneficios que obtendrás si trabajas con diagramas de flujo en tu proyecto son:
- Ayudar a comprender que es un proceso y cuál es el objetivo del desarrollo que se está representando en el proyecto.
- Ahorrar mucho tiempo al momento de llevar a cabo el desarrollo.
- Facilitar un impacto visual que hace que los procesos sean más visibles facilitando su comprensión de quien lo vea.
- Contribuir a realizar un análisis profundo y exhaustivo del desarrollo, proporcionando información sobre posibles mejoras.
- Establecer un buen punto de partida para poder llevar a cabo el desarrollo de mejor manera.
- Identificar pasos clave de cada proceso donde pueda existir algún tipo de error en el desarrollo.
- Ofrecer ayuda para analizar la efectividad y eficiencia de los procesos al poder visualizar todo el proyecto.
Características de un diagrama de flujo
El diagrama de flujo es una herramienta muy utilizada para representar y estudiar los procesos de cualquier organización debido a una serie de características tales como:
- Es una herramienta sencilla de usar con un mínimo de formación/capacitación para dibujarlos e interpretarlos
- Representa visualmente una forma esquemática de todos los pasos por los que atraviesa un proyecto
- Se utiliza una simbología en cada uno de los pasos que sigue un proceso.
- Se puede utilizar para dibujar un proceso complejo o dividir éste en subprocesos y dibujar un diagrama de flujo por cada uno de ellos.
- Muestra el valor que se aporta en cada uno de los pasos para conseguir el objetivo final del proceso (cada paso del proceso aporta algo para conseguir el objetivo final).
- Conforman una de las herramientas para conseguir la mejora continua en el desarrollo de algún proyecto.
Simbología de un diagrama de flujo
Tipo de diagrama de flujo
Entre los principales tipos de diagrama de flujo, están los siguientes dos
Desde un punto de vista empresarial, los sintetizamos según la forma de dibujarlos y los clasificaría solo en dos:
- Primero: diagrama de flujo por bloques
- Segundo: diagrama de flujo funcional
Por bloques: se dibujan los pasos del proceso pero sin entrar en el detalle de qué puesto de trabajo desarrolla cada paso o interviene en el proceso.
Funcional: se dibujan los pasos del proceso detallando qué puesto de trabajo dentro de la organización es el encargado de ejecutar ese paso del proceso.
Ahora bien, aunque los diagramas de flujo se pueden utilizar para explicar casi cualquier cosa, la mayoría de la gente los utiliza para uno de tres propósitos:
- Reportar decisiones
- Mostrar procesos
- Visualizar datos
Por lo que la mayoría de las plantillas para diagramas de flujo entran dentro de una de esas tres categorías. Ahora mencionaremos alguno de ellos de acuerdo a a lo antes mencionado.
Árbol de decisión
Piensa en un árbol de decisión como decir «si hacemos esto, entonces pasa esto otro». Al permitir crear un diagrama de flujo para los posibles resultados basados en un conjunto específico de elecciones. Un árbol de decisiones puede facilitar el despejar un objetivo posible y ponderar las posibles opciones para lograrlo.
Los árboles de decisión usualmente comienzan con un nodo único (la pregunta). Posteriormente se ramifican en dos posibles opciones (decisiones) y esas opciones conllevan a nodos adicionales (resultados posibles).
Debido a su naturaleza, los árboles de decisión son especialmente útiles para resaltar diversas probabilidades y beneficios y pueden incluso utilizarse para diseñar algoritmos que ayuden a predecir resultados.
Diagramas de flujo del proceso
Al permitir la posibilidad de diagramar y analizar el flujo de actividades al producir un producto o servicio, un diagrama de flujo permitir encontrar huecos y redundancias en los procesos. Identificar en dónde se requieren recursos, equipo o gente específicos, revelar posibles embotellamientos o áreas problemáticas y descubrir posibles ineficacias.
Muestra cómo debería funcionar una actividad o las disposiciones de un producto o servicio. Los diagramas de flujo del proceso también permiten incorporar a nuevos empleados, capacitar a equipos existentes o ayudar a proveedores o consultores externos a entender el negocio y en dónde encajan en el mismo.
Diagramas de flujo de datos
Cuando se requiera analizar los datos a profundidad, un diagrama de flujo de datos puede ser de ayuda. Mediante el uso de símbolos y etiquetas para mostrar entradas y salidas de datos, puntos de almacenamiento y vías de tránsito.
Pueden resumir la información en una representación gráfica de algo que puede ser difícil llevar a términos verbales y debido a que los pueden utilizar equipos técnicos y otras partes interesadas, son una gran opción a considerar cuando se requiera mostrar datos a un público más amplio.
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